هل من الضرورى ان تحول شركتك للعمل عن بعد ؟ كيف ذلك؟

هل من الضرورى ان تحول شركتك للعمل عن بعد ؟ كيف ذلك؟

لتقدم السريع في تكنولوجيات الاتصالات، وانتشار خدمات الإنترنت (أكثر من 4.5 بليون مستخدم) واعتماد الشركات أكثر من أي وقت مضى على الحلول الرقمية، تطورت فكرة الاعتماد على الفرق المدارة عن بعد والانتقال إلى الفرق المدارة عن بعد.

هذا التطور (نحو الشركات التي تعمل مع فرق المدارة عن بعد) أيضا العديد من المزايا للشركات وموظفيها.

على سبيل المثال ، على مستوى المؤسسة ، نجد أن تكاليف الفرق المدارة عن بعد أرخص (أرخص) مقارنة بالعمل المكتبي (إيجار المكاتب ، الفواتير ، إيرادات البناء ، التنظيف ، ...) ، والانتقال إلى العمل عن بعد يساعد على العثور على أفضل المهارات واستخدامها بغض النظر عن موقعها الجغرافي.

ومع انتشار الفيروس التاجي (COVID-19)، أصبح من الضروري إيجاد حلول لإنجاز الأمور، حيث أوصت منظمة الصحة العالمية الشركات والموظفين في جميع أنحاء العالم بالحفاظ على الاختلاف الاجتماعي، لضمان سلامة الموظفين.

العديد من الشركات الدولية مثل جوجل والفيسبوك وأبل وغيرها الكثير (الشركات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة) قد بدأت بالفعل في تطبيق إجراءات العمل عن بعد للتعامل بشكل أفضل مع التهديد المتزايد للفيروس التاجي.

من ناحية أخرى، يتمتع موظفو الفرق المدارة عن بعد بمزيد من المرونة خلال ساعات عملهم، ويتخلصون من تكاليف النقل اليومية ويمكنهم قضاء المزيد من الوقت في المنزل مع أسرهم.

 

الآن بعد أن أصبح لدينا نظرة عامة على فوائد العمل عن بعد ، دعونا نلقي نظرة فاحصة على فوائد العمل عن بعد لوكالتك أو عملك والأدوات التي تحتاجها للقيام بذلك.

ما هي الأعمال التي تدار عن بعد؟

وقد وضعت بروتوكولات وأساليب (وأفضل الممارسات) لإدارة الأفرقة عن بعد، ونفذتها شركات كثيرة مع زيادة الوعي بفوائدها الواسعة.

يتميز العمل عن بعد بتحرير الشركات من الحدود المكانية ، حيث يمكنك (وموظفيك) اختيار مكان العمل بحرية ، سواء في المنزل أو في مقهى أو أينما تريد.

وبالتالي، فإن الاتجاه الجديد للشركات يتكون أساسا من أفرقة تدريب تعمل عن بعد في بيئة أكثر مرونة وإنتاجية.

يمكن أن يوفر العمل عن بعد عملك مع العديد من الفوائد التي يصعب تحقيقها في بيئة مكتبية تقليدية.

لماذا العمل عن بعد؟

انخفاض التكاليف والفوائد الأعلى:

يمكن أن يكون مكلفا للغاية للعمل لموظفيك في مكتب المادية. كلما زاد عدد الموظفين لديك، كلما زاد إنفاقك على الإيجار والمعدات المطلوبة والمرافق وغيرها من الاحتياجات.

ومع ذلك، فإن وجود موظفيك يعملون عن بعد سيوفر لك هذه التكاليف.

كما سيشجعهم على تكريس المزيد من الوقت لتطوير عملك وتحسين جودة عملهم.

ناهيك عن انخفاض مبلغ الضرائب على الأعمال التي تدار عن بعد بالمقارنة مع الأعمال التجارية مع المساحات المكتبية التقليدية.

أكثر إنتاجية وكفاءة:

مع العمل عن بعد ، يمكنك التخلص من الوقت الضائع في المحادثات الثانوية (خارج مكان العمل) ، وكذلك الاجتماعات غير الضرورية ، والتي تحدث عادة في أساليب العمل التقليدية (المكتب التقليدي).

من خلال تجنب هذه الأنشطة، يمكنك إنشاء بيئة عمل أكثر إنتاجية، تركز على إنجاز المهام وإدارة الوقت.

بالإضافة إلى ذلك، سيتمكن موظفوك من العمل على جدول زمني أكثر مرونة يتكيف مع تفضيلاتهم الزمنية.

من خلال البناء على ثقافة العمل عن بعد والتقييم وفقا للمهام والإنجازات، سيقوم الموظفون ببذل قصارى جهدهم وتطوير مهاراتهم وأساليبهم لتوفير المزيد من وقتهم.

يمكنك أيضًا تنظيم اجتماعات سريعة دون أن تُفتجد الوقت والجهد في تنظيمها، كما هو الحال في بيئة العمل المكتبي التقليدية.

 

رد فعل أعلى:

يميل العديد من العاملين عن بعد إلى الشعور بقيمة أكبر في أعمالهم من أولئك الذين يعملون في المكاتب.

والواقع أنهم قادرون على إدارة وقتهم بحرية وفقا للمهام الموكلة إليهم؛ وهذا يسمح لزيادة الإنتاجية.

نظرًا لعدم وجود أنشطة تستغرق وقتًا طويلاً بين زملاء العمل ، فإن الموظفين سيكونون أكثر مشاركة في تحقيق أهداف عملك بدلاً من مجرد إكمال المهام.

ناهيك عن إمكانية العمل بحرية في أي مكان ، سواء في المنزل بالقرب من الأسرة أو في بيئة أكثر تشجيعا للعمل ، وسوف يشعر الموظف بمزيد من الراحة والسعادة.

ونتيجة لذلك، فإن الموظفين الأكثر راحة زيادة إنتاجيتهم وهذا الجو ودية سيكون لها تأثير إيجابي على تجربة العملاء.

القاعدة الذهبية تقول: الموظفين سعداء يعني رضى العملاء.

كيفية إنشاء وإدارة الأعمال عن بعد؟

دعونا نرى ما يجب القيام به إذا كنت تخطط لتحويل وكالتك أو عملك للعمل عن بعد:

تحديد استراتيجية شركتك للعمل عن بعد:

عندما تفكر في هذا التحول ، تحتاج إلى أن تكون مستعدة بشكل جيد لذلك ، من خلال وضع سياسات وإجراءات جديدة متوافقة مع العمل عن بعد.

للقيام بذلك، تحقق أولاً من الآثار القانونية لهذا، وإذا لزم الأمر، التقدم بطلب للحصول على ترخيص عمل عن بعد.

على الرغم من أن نشاطك التجاري لم يعد بحاجة إلى مساحة مادية، فقد تحتاج إلى ترخيص عمل استنادًا إلى القوانين المحلية.

بعد الانتهاء من الأسئلة القانونية ، يمكنك الآن التركيز على تحديد الاستراتيجيات لمختلف الأقسام والأقسام في وكالتك أو شركتك (الإدارة والتسويق والمبيعات واستراتيجيات التسعير ، وما إلى ذلك) استنادًا إلى نطاق العمل الجديد.

على سبيل المثال، بما أن وكالتك ستتم إدارتها عن بعد، يجب عليك التفكير في كيفية إنشاء استراتيجيات تسعير جديدة، بما يتفق مع التكاليف الجديدة.

على سبيل المثال، يمكنك تقديم حزم خدمة ثابتة السعر لعملائك، أو يمكنك إصدار فاتورة استنادًا إلى ساعات العمل المطلوبة لإكمال المهمة.

ثم يمكنك البدء في تحديد مقدار العمل المعين لكل موظف والبدء في تعيين المهام وفقًا لذلك.

ستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في العديد من الأدوات الرقمية ، والتي تنظم التواصل والتعاون بين الفريق وتسمح لك بتتبع الوقت والإنتاجية وإدارة المشاريع والمهام بفعالية.

إعداد موظفيك:

يجب أن تضع في اعتبارك أنه يجب إعداد جميع موظفيك لهذه الخطوة. لكن كيف؟

تأكد من أن موظفيك لديهم وصول موثوق إلى الإنترنت ومجهزين بالمعدات اللازمة للعمل عن بعد (أجهزة الكمبيوتر ومحركات الأقراص الصلبة الخارجية وسماعات الرأس ... الخ).

تدريب موظفيك على المنصات والأدوات الجديدة المعتمدة من قبل شركتك، وتستخدم للاتصال والتعاون بين الفرق، وحضور الاجتماعات الافتراضية.

أبلغ موظفيك بسياسات العمل الجديدة وتأكد من أن فريقك مفتوح ويقبل السياسات الجديدة المتبعة.

الحفاظ على التواصل المستمر مع الفريق، من أجل الحفاظ على دوافع وسعادة موظفيك، وفي الوقت نفسه زيادة الشعور بسيطرة الموظف، وأنه مسؤول في جميع الأوقات عن كفاءة أدائه وتنفيذ مهامه.

تعيين المهام بشكل واضح مع مواعيد نهائية لكل موظف للتسليم.

توظيف الأشخاص المؤهلين:

عند توظيف موظفين جدد ، قد يكون من المستحسن توظيفهم بدوام جزئي في وقت مبكر قبل توظيفهم بدوام كامل.

بهذه الطريقة يمكنك معرفة ما إذا كان الموظف الجديد موثوق به بما فيه الكفاية للعمل قبل الاعتماد عليها وتعيين المهام الأكثر أهمية لهم.

من الضروري أيضًا التحقق مما إذا كان الموظف قادرًا على التكيف بشكل جيد مع السياسات وثقافة العمل في وكالتك أو شركتك.

قد يكون من المفيد أيضًا اختيار الأشخاص الذين لديهم خبرة سابقة في العمل عن بعد أو الذين لديهم المعرفة والقدرة على القيام بذلك.

ضع في اعتبارك أنه لا يمكن للجميع العمل بفعالية في الوكالات والشركات المدارة عن بعد ، ويمكنك أن تكون في الوَهَر الكثير من الوقت والمال في الاستثمار في الأشخاص الذين يعانون من أفكار تقليدية صارمة.

ما هي الأدوات اللازمة لإدارة عملك عن بعد؟

الاستثمار في الأدوات الرقمية المناسبة هو ركيزة أساسية لنجاح فريقك في العمل عن بعد.

إليك دليل بسيط لأهم الأدوات الرقمية التي قد تحتاجها مع بعض الأمثلة:

أدوات الاتصال والتعاون:

نظرًا لعدم وجود اتصال مباشر (مباشر) في العمل عن بعد ، فأنت بحاجة إلى الأدوات الرقمية المناسبة التي تسمح لموظفيك بالتواصل بفعالية. ومن بينها:

فترة السماح أو رسول القوات: للتعليقات السريعة والأحاديث الفردية والجماعية الحية، للحصول على استجابات سريعة لتقدم العمل والمهام.

تسمح لك هذه المنصات أيضًا بتصنيف اتصالاتك بسهولة وفقًا للوظائف أو الفرق أو المشاريع ، وبالتالي يمكنك فقط إضافة الأعضاء المعنيين في نفس الغرفة (الغرفة) ، والتي تم تكوينها لتحقيق هدف محدد.

TeamViewer و Screenleap: يسمح للمستخدم بالتحكم في جهاز مستخدم آخر ومشاركة الشاشة بينهما.

Skype وZoom: لجلسات الفيديو والاجتماعات للمجموعات الكبيرة والسماح بالاتصال بالعديد من الأشخاص في نفس الوقت.

أدوات تتبع الوقت:

لضمان أن جميع الموظفين يعملون بكفاءة ودون تشتت، سوف تحتاج إلى أدوات تتبع الوقت مثل طبيب الوقت وToggl.

يمكن استخدام هذه الأدوات على جميع الأجهزة ويمكن أن توفر تقارير تقدم مفيدة.

كما أنه مفيد جدًا لحساب الساعات إذا كانت سياسة التسعير الخاصة بك تستند إلى الساعة.

أدوات العمل:

للحصول على أفضل النتائج والأرباح لعملك المدار عن بعد ، تحتاج إلى الاعتماد على ثلاثة أنواع أساسية من الأنظمة (التطبيقات):

أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM): تسمح لك أنظمة إدارة علاقات العملاء باستضافة جميع عملائك المحتملين والعروض وجهات الاتصال في مكان واحد.

هناك حاليا العديد من أنظمة إدارة علاقات العملاء، وبعضها غير مكلف وبعضها مكلف ة وكل منصة لها مزاياها، والأكثر ملاءمة لاحتياجاتك هي الأداة الأكثر مرونة، والتي تسمح لك ببناء منهجية علاقاتك مع العملاء على أساس نهج عملك، وأتمتة الكثير من العملية التي تمنحك تركيزًا أكبر لتتبع عمليات الإغلاق ، واكتشاف أي تناقضات أو أخطاء يمكن أن تؤدي إلى فقدان العملاء.

نظم إدارة المشاريع والبعثات: إذا كنت تدير شركة ناجحة، فأنت معتاد على التعامل مع العديد من العملاء والمشاريع في وقت واحد.

لإصلاح هذا، تحتاج إلى أنظمة إدارة المشاريع والمهام، والتي تسمح لك بإضافة مشاريع متعددة، وتعيين المهام للموظفين، وتتبع وتحديث جدول المشروع في أي وقت، وأتمتة تقدم المهام والحصول على نظرة عامة على دورة المشروع بأكملها.

إدارة المصروفات: مثل أي عمل آخر يعتمد على الحفاظ على عملك (وتوليد الأرباح) من خلال الحفاظ على تدفق نقدي مستدام وصحي.

للقيام بذلك، تحتاج إلى برنامج يساعدك على تتبع النفقات والفواتير والمدفوعات المتوقعة.

تسمح لك هذه الأنظمة بتتبع النفقات وتحليلها عبر واجهات بسيطة وقابلة للتخصيص.

كما ترون ، هناك العديد من أدوات العمل الضرورية والضرورية لبدء العمل عن بعد ، ولكن لا تقلق!

يمكنك العثور على جميع هذه الأنظمة في حلول سحابية متكاملة مثل Workiom و Airtable Monday.com وclickup ، والتي تسمح لك بإنشاء واستضافة جميع هذه الأنظمة في مكان واحد ، مما يسمح لك بتوصيل البيانات بين الأنظمة المختلفة وزيادة كفاءة ودقة التقارير.